Công tác quản lý chi phí xây nhà nói riêng và quản lý chi phí nói chung phải tuân theo một công thức như sau :
Lập kế hoạch chi phí: chủ nhà cần có một cái nhìn bao quát về toàn bộ các khoản mục chi phí để hoàn thành căn nhà của mình, từ đó mới có thể dự trù đầy đủ các khoản chi phí mà không bị thiếu sót. Dựa vào các khoản mục chi phí để hoàn thành căn nhà, chủ nhà có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau như tự thực hiện hoặc thực hiện một phần hoặc giao khoán toàn bộ cho các nhà thầu, các đơn vị tư vấn… Ứng với mỗi cách khác nhau sẽ đòi hỏi yêu cầu kiến thức và kỹ năng khác nhau để quản lý chi phí hiệu quả.
Các chủ nhà không rành về xây dựng thường sẽ tìm các đơn vị thân tín để làm nhà cho mình và giao khoán toàn bộ công việc. Đối với những trường hợp này thì việc quản lý chi phí cũng tương đối nhẹ nhàng vì đơn giản chủ nhà chỉ cần tìm những đơn vị thân tín để báo giá công việc trọn gói và chọn ra đơn vị có giá tốt nhất. Lưu ý rằng đối với các hợp đồng trọn gói thì chủ nhà nên yêu cầu nhà thầu đưa ra danh sách công việc chi tiết cũng như chủng loại chất lượng của từng sản phẩm để dễ dàng so sánh và theo dõi trong quá trình thi công.
Nếu chủ nhà muốn tự mình xây nhà thì việc lập kế hoạch chi phí sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Để có thể lập kế hoạch chi phí đòi hỏi chủ nhà phải có bản vẽ thiết kế chi tiết. Dựa trên thiết kế chi tiết, chủ nhà sẽ lập dự toán chi tiết các công việc sẽ thực hiện trong quá trình thi công. Ứng với mỗi công việc sẽ cần một khối lượng vật tư, nhân công và thiết bị thi công nhất định. Khối lượng này chính là cơ sở để dự trù và quản lý chi phí trong quá trình thi công. Nếu muốn thực hiện ước lượng theo phương thức này, chủ nhà nên thuê một bên tư vấn có kinh nghiệm để kết quả ước tính được chính xác.
Thực hiện: Dựa trên kế hoạch đã đề ra, chủ nhà tiến hành thực hiện từng bước theo kế hoạch. Lưu ý trong giai đoạn này, việc giám sát chất lượng công việc thực hiện là rất cần thiết vì nó sẽ quyết định đến chi phí bảo trì cho công trình về sau.
Giám sát: Dựa trên kế hoạch đề ra và kết quả thực hiện công việc theo thời gian, chủ nhà hoàn toàn có thể so sánh để biết được chi phí cho công việc đã thực hiện có tương xứng với kế hoạch đã đề ra hay chưa ? Nếu như chi phí thực hiện đang vượt so với kế hoạch đề ra ban đầu thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các phương án điều chỉnh.
Điều chỉnh: Việc điều chỉnh kế hoạch chi phí sẽ dựa trên kết quả theo dõi tiến trình thực hiện, và sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện đối với các công việc tiếp theo nhằm đảm bảo chi phí thực hiện cho toàn bộ công trình đúng với kế hoạch ban đầu đã đề ra.